Рекомендации по формированию e-mail адресов для организаций

Как правильно организовать пространство e-mail адресов предприятия, чтобы не испытывать неудобств в обработке почты и не ударить в грязь лицом перед клиентами? Существенно уменьшить долю спама и в то же время не потерять нужную корреспонденцию? Есть комплекс простых организационных мер, которые упростят решение этих задач, не прибегая к специальным техническим ухищрениям. Просто следуйте этим рекомендациям по формированию корпоративных e-mail адресов.

1. e-mail адреса веб-проекта должны быть из одного адресного пространства с именем домена, соответствующим веб-адресу сайта (главного сайта) организации

2. обязательно наличие резервных адресов e-mail. Резервные адреса рекомендуется создавать на общеизвестных глобальных почтовых сервисах (напр., gmail.com, yandex.ru, mail.ru, rambler.ru и др., наименование которых не вызывает у массового пользователя затруднений в идентификации при записи адреса под диктовку)

3. local-part (префикс) любого e-mail адреса должен начинаться с буквы или цифры.

4. префикс e-mail адреса администрации сайта (для массовой корреспонденции, указываемый в качестве основного контактного на сайте организации) рекомендуется назначать идентичным имени домена сайта. Допустимо указание доменной зоны через точку или слитно, например, noinfo@noinfo.ru, noinfo.ru@noinfo.ru, noinforu@noinfo.ru. Не рекомендуется использовать префикс info, поскольку он по умолчанию используется спамерскими службами для массовых рассылок на домены. Допустимо использовать префиксы admin, corp, chief и аналогичные.
При этом в настройках почтового сервера не назначать адрес по умолчанию (postmaster), т.е. такой адрес, на который происходит редирект входящей почты при неправильном указании префикса - во избежание существенного возрастания объема спама.

5. в качестве префикса для резервного адреса допустимо указывать доменное имя сайта организации, если оно свободно, или доменное имя сайта с указанием доменной зоны через точку, символ подчеркивания или слитно (напр., noinfo@yandex.ru, noinforu@yandex.ru и т.д.)

6. для отдельных подразделений и служб организации следует использовать устоявшиеся англоязычные префиксы и аббревиатуры: head, chief, director для руководства, market, sales или shop для отдела продаж, adv для отдела рекламы, support для техподдержки, mail или contact для общих вопросов, и др. При необходимости допустимо использовать транслитерацию наименования службы при выполнении перечисленных далее условий (п.7, 14).

7. не рекомендуется использовать префиксы: труднопроизносимые, неблагозвучные или оскорбительные, длинные (более 20 символов) и трудно идентифицируемые при записи под диктовку.

8. не использовать в качестве e-mail адреса подразделения префикс, содержащий личные данные лица, находящегося в данный момент на соответствующей должности - во избежание сбоев в работе службы при изменениях в штатном расписании.

9. не использовать служебные адреса подразделений для личной переписки.

10. при необходимости допустимо назначение префиксов, содержащих или состоящих из личных данных пользователя. При этом допустимо указывать только элементы Ф.И.О. пользователя и до трех произвольных цифр при необходимости дополнительной идентификации - без указания данных, могущих служить источником дополнительной информации по пользователю (номера телефона, даты рождения и т.д.) Элементы Ф.И.О. следует перечислять в порядке, установленном действующей паспортной системой (т.е. фамилия-имя-отчество) и разделять точками или символами подчеркивания (напр., ivanov.ivan@noinfo.ru). Допустимо указание только фамилии, но не рекомендуется использование других элементов без полного указания фамилии пользователя. Допустимо также использование инициалов (И.О.) в слитном написании с префиксом или отделенных символом подчеркивания. При этом не должны нарушаться остальные рекомендации, в частности, сохранение благозвучности префикса.

11. Допустимо формирование префикса e-mail адреса из наименования службы и личных данных пользователя. В этом случае сначала следует указать наименование службы, затем фамилию контактного лица, разделенные символом подчеркивания (напр., support_ivanov@noinfo.uz). При необходимости дополнительной идентификации допустимо использовать другие элементы Ф.И.О., разделяемые символами подчеркивания, и до трех цифр в слитном написании с остальными элементами префикса.

12. не использовать в префиксе два и более символа подчеркивания подряд - во избежание разночтений при визуальной идентификации или сбоев при распознавании текста.

13. не использовать в префиксе более 4-х согласных букв и спецсимволов подряд - во избежание идентификации как спам-адресов. По той же причине не использовать префиксы из случайных последовательностей длиной более 6 символов.

14. При указании в префиксе элементов Ф.И.О. и наименования подразделения использовать правила транслитерации, утвержденные ГОСТ 7.79-2000 (соответствует международному ISO 9-95), принятые в BGN/PCGN системах романизации и соответствующие Правилам транслитерации при выборе доменного имени. Для практических целей при транслитерации можно пользоваться первым и пока единственным действующим веб-сервисом узбекского транслита. Там же имеются транслитератор русского языка и узбекская и русская виртуальные клавиатуры. Апострофы из префикса рекомендуется удалять.

ВложениеРазмер
GOST779_2000_translit.pdf1.4 МБ
BGN_Uzbek_cyr_roman.pdf346.24 КБ
translit_rules.pdf81.95 КБ